На сегодняшний день конкуренция на российском рынке остра как никогда. Каждый день компании возникают и исчезают и лишь активное ее развитие, вложение во что-то новое позволяет удержаться на рынке и привлечь к себе новых, а затем и постоянных потребителей. Но каждое новшество, каждое достижение, каждый клиент – это актив, за который нужно бороться и который нужно непрестанно охранять от нападок конкурентов. По данной причине в Российском праве существует институт коммерческой тайны, о защите которой мы поговорим далее.
ПОНЯТИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ
В соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», коммерческая тайна представляет собой режим секретности информации, введенный на предприятии в отношении неизвестной третьим лицам информации, которая имеет коммерческую ценность в силу своей неизвестности. Таким образом, коммерческая тайна охраняет сведения, которые:
• Относятся к деятельности организации и принадлежит ей;
• Неизвестны вне организации;
• Представляют ценность для других компаний;
• Доступны только доверенным лицам внутри организации на законных основаниях;
• Организацией предпринимаются меры по их защите.
Подобная информация может иметь самую разную форму, будь то чертежи нового устройства, рецепт изготовления напитка или даже база клиентов организации. При этом законом предусмотрены ограничения в том, что можно «засекретить». Коммерческой тайной не может быть:
• Сведения из учредительных документов;
• Перечень лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности;
• Сведения об экологических и иных факторах, негативно влияющих на безопасность сотрудников, граждан и населения в целом;
• Численность и состав рабочего коллектива предприятия, их условия труда и наличие вакансий, а также задолженности по выплате им заработной платы;
• О нарушении законодательства Российской Федерации и привлечении к ответственности за это;
• Сведения об использовании государственным/муниципальным предприятием бюджетных средств и составе их имущества;
• Об условиях аукционов и конкурсов по приватизации государственного/муниципального имущества;
• Сведения о некоммерческих организациях, как их доходы/расходы, имущество, количестве работников и наличии волонтеров, оплате труда.
• Иных сведений, сокрытие которых недопустимо в соответствии с российскими законами.
После того, как круг ценных для предприятия сведений определен, возникает вопрос их защиты. Процесс этот делится на два составляющих: организация и обеспечение режима коммерческой тайны.
ОРГАНИЗАЦИЯ РЕЖИМА КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ
Первым шагом к введению коммерческой тайны в организации будет определение круга сведений, которые будут охраняться.
Как уже было отмечено ранее, подлежащее охране сведения, за некоторым исключением, могут иметь различные характер и форму. В этом заключается не только свобода компании, но и существенный риск. Так, многие пытаются описать охраняемые сведения наиболее широко и абстрактно, надеясь охватить этим все внутренние сведения и максимально себя обезопасить. К сожалению, на практике эффект обратный: часто таким компаниям становится трудно доказать, что именно конфиденциальная информация была распространена и имело место нарушение режима коммерческой тайны. Более того, некоторые фирмы заходили настолько далеко, что включают в него даже общеизвестные факты. Последнее может служить основанием для признания судом не соответствующим режиму коммерческой тайны всего перечня охраняемых сведений.
В связи с этим мы настоятельно рекомендуем определить четкий круг сведений, относящихся к коммерческой тайне. Чем точнее вы определите критерии относимости сведений к конфиденциальным, тем проще будет доказать факт их разглашения в суде. Нет нужды указывать конкретные документы, но модно указать подробные критерии содержащейся в них информации. Ввести данный перечень можно путем вынесения на предприятии приказа о введении режима коммерческой тайны с распиской об ознакомлении от всех нужных сотрудников.
Далее необходимо определиться с тем, как работать со сведениями, относящимися к коммерческой тайне. Как правило, подобный механизм вводится путем принятия в организации положения о коммерческой тайне.
Положение о коммерческой тайне на предприятии может определять весь порядок работы с коммерческой тайной, будь то:
• Основные положения и терминология;
• Составные элементы режима коммерческой тайны;
• Порядок отнесения информации к коммерческой тайне и ее исключения;
• Порядок допуска сотрудника к коммерческой тайне и его прекращения;
• Обязанности сотрудника в связи с допуском к коммерческой тайне;
• Порядок отнесения информации к коммерческой тайне и ее исключения;
• Порядок допуска сотрудника к коммерческой тайне и его прекращения;
• Обязанности сотрудника в связи с допуском к коммерческой тайне;
• Ответственность сотрудника в случае разглашения коммерческой тайны;
• Сроки сохранения коммерческой тайны сотрудником после расторжения с ним трудового договора.
Говоря об ответственности, важно учитывать, что определение понесенного разглашением ущерба компании – процесс крайне сложный. Зачастую многим не удается доказать в суде обоснованность заявленной суммы. В связи с этим при определении материальной ответственности сотрудника рекомендуется ввести в положение штрафы в фиксированном размере.
При разработке положения также крайне важно избегать нечетких, абстрактных формулировок, особенно при описании порядка работы сотрудников с коммерческой тайной. Например, возможно установить запрет на копирование информации с компьютеров сотрудников, отправку им сведений с рабочей почты на личную или путем их пересылки в мессенджерах. Помните, что чем более четко будут определены критерии, тем проще будет доказать факт разглашения сведений в суде.
Ввести положения в действие также можно путем издания приказа о введении режима коммерческой тайны на предприятии.
Определив перечень охраняемых сведений и порядок работы с ними, необходимо также составить список лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации.
Данные лица могут быть учтены в специальном реестре с предоставлением соответствующего допуска в электронном формате или же отмечаться в журнале учета в бумажном формате.
И наконец, необходимо обеспечить ознакомление избранных сотрудников с положением о коммерческой тайне, порядком работы с конфиденциальными сведениями и ответственности, что может наступить при их разглашении. Сделать это можно путем заключения с ними соглашения о неразглашении либо внесении отметки об ознакомлении в положении с подписью сотрудника.
Не будет лишним также внести положения о конфиденциальных сведениях в шаблоны договоров, заключаемых с сотрудниками и контрагентами компании.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ
Важно помнить, что гриф «коммерческая тайна» должен содержать в себе сведения, позволяющие определить обладателя содержащихся в документе сведений. Для юридического лица необходимо указать его полное наименование и местонахождение, для ИП – его полное ФИО и место жительства.
В противном случае суд может решить, что режим коммерческой тайны установлен неправильно и нерадивый сотрудник избежит ответственности.
Существует несколько способов непосредственного обеспечения сохранности режима коммерческой тайны в организации. К таковым можно отнести:
• Получение от сотрудника расписки о получении доступа к сведениям, относящимся к коммерческой тайне. В том случае если имело место разглашение сведений, отсутствие фиксации их предварительного получения сотрудником может стать препятствием для привлечения его к ответственности.
• Введение на предприятии грифов «коммерческая тайна». Хотя сами по себе данные грифы не помешают недобросовестному сотруднику распространить конфиденциальные сведения, они четко определяют статус содержащейся в документе информации и ограничит ее распространение среди широкого круга лиц.
• Орагнизация хранения информации на местах. Даже в том случае, если сотрудники исправно соблюдают установленные требования, информация может быть разглашена просто из-за отсутствия мест, специально отведенных для их хранения. Чтобы этого избежать, рекомендуется как минимум приобрести для организации сейфы и иные запираемые шкафы. Если в судебном процессе выяснится, что работодатель попросту не предоставил сотрудникам условий для хранения конфиденциальной информации, это также может стать препятствием для привлечения нарушителя к ответственности.
• Введение электронного учета работы с коммерческой тайной. Прогресс не стоит на месте и зачастую информация хранится в электронном виде на компьютерах сотрудников или серверах организации. Чтобы не допустить утечек, рекомендуется не только вести электронный учет, но также осуществлять смену паролей после использования, ввести системы проверки рабочей почты или проверки содержащихся на компьютере сотрудника документов и операций с ними. Кроме того, существуют программы, позволяющие ограничить доступ к компьютеру сторонних запоминающих устройств (например, USB-накопители).
БЮРО «ГАЛИФАНОВ, МАЛЬКОВ И ПАРТНЕРЫ» является экспертом в особенностях режима коммерческой тайны на предприятии с подтвержденным опытом и блестящей репутацией. Мы заботимся о наших клиентах, стараемся оказывать максимальную поддержку и помощь. Заполните форму и получите шаблон положения о коммерческой тайне и бесплатную консультацию специалиста.